วิธีสร้างโฮมออฟฟิศไร้กระดาษอย่างแท้จริง

แนวคิดเรื่องสำนักงานไร้กระดาษเป็นสิ่งที่ดึงดูดใจอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งบริเวณรอบๆ บ้าน กระดาษมีนิสัยที่ไม่ดีในการดูไม่เป็นระเบียบและรกรุงรัง และมักส่งผลให้สำนักงานเต็มไปด้วยกองกระดาษที่ทำให้ทั้งห้องดูไม่เป็นระเบียบ จากนั้นเมื่อถึงเวลาค้นหาเอกสารที่คุณเก็บไว้อย่างขยันหมั่นเพียร บ่อยครั้งที่คุณจะพบว่าเป็นไปไม่ได้เลยที่จะค้นหาตำแหน่งที่คุณเก็บไว้
ด้วยสำนักงานไร้กระดาษ คุณจะสามารถจัดเก็บทุกอย่างให้เป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น คุณจะมีพื้นที่มากขึ้นในการจัดเก็บสิ่งที่คุณสนใจจริงๆ และชีวิตจะง่ายขึ้นมากเมื่อคุณต้องการย้ายบ้าน และจะดีต่อสิ่งแวดล้อมด้วย…
แต่คุณจะทำสำนักงานไร้กระดาษได้อย่างไร อ่านต่อไปและเราจะดูบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อทำให้เป็นจริง
หยุดรับบิล
หากคุณยังคงได้รับใบเรียกเก็บเงินและใบแจ้งยอดธนาคารในโพสต์ อาจเป็นเพราะนั่นเป็นวิธีที่คุณตั้งค่าบัญชีของคุณเมื่อคุณเซ็นสัญญาครั้งแรก ทุกวันนี้ หลายบริษัทชอบที่จะใช้ระบบไร้กระดาษ และหากคุณติดต่อมา คุณอาจถูกโอนไปยังระบบใหม่ ตัวอย่างเช่น ธนาคารส่วนใหญ่ในปัจจุบันจะอนุญาตให้คุณเข้าถึงใบแจ้งยอดของคุณทางออนไลน์ แทนที่จะให้พวกเขาส่งทางอีเมลถึงคุณ และผู้ให้บริการด้านพลังงานและบริษัทอินเทอร์เน็ตหลายแห่งจะส่งใบเรียกเก็บเงินของคุณทางอีเมล เปลี่ยนไปใช้ระบบเหล่านี้และคุณสามารถทำได้ด้วยวิธีนี้ ช่วยให้คุณไม่ต้องกองเอกสารเป็นกองพะเนิน
ซื้อเครื่องสแกนเนอร์
คุณยังคงได้รับเอกสารที่เป็นกระดาษอยู่ ดังนั้นคุณต้องวางแผนว่าจะทำอย่างไรกับเอกสารเหล่านั้น ในตอนท้ายคุณควรซื้อเครื่องสแกนแบบพกพาให้ตัวเอง สิ่งที่ดีที่สุดของงานเหล่านี้คือการป้อนรายการบนฟีดกระดาษมากเท่ากับที่เครื่องพิมพ์ป้อนกระดาษ จากนั้นจะสแกนแต่ละหน้าโดยอัตโนมัติ ทั้งด้านหน้าและด้านหลัง และบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ
เครื่องสแกนบางรุ่นจะใช้ OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) เพื่อจัดกลุ่มเอกสารของคุณอย่างถูกต้อง และเพื่อให้คุณแปลงเป็นเอกสาร Word และไฟล์อื่นๆ ที่แก้ไขได้
ส่งพวกเขาไปยังคลาวด์
นั่นเป็นเอกสารจำนวนมากที่คุณอาจมีอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังนั้นคุณอาจต้องการพิจารณาใช้บริการคลาวด์เพื่อจัดเก็บไว้ที่อื่นนอกเหนือจากฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ ใช้บริการคลาวด์และคุณสามารถเก็บเอกสารเหล่านั้นไว้นอกคอมพิวเตอร์ของคุณและเข้าถึงได้จากทุกที่ในโลก ใช้บางอย่างเช่น Evernote และคุณสามารถค้นหาเนื้อหาของไฟล์ที่สแกนของคุณโดยใช้ OCR อีกครั้ง นี่เป็นการสาธิตที่ยอดเยี่ยมของการไร้กระดาษที่ทำให้คุณใช้งานได้หลากหลายมากขึ้น
รับแท็บเล็ต
ด้วยเครื่องสแกนแบบใดแบบหนึ่งที่อธิบายไว้ข้างต้น คุณยังสามารถนำลวดเย็บกระดาษออกจากนิตยสารแล้วสแกนทั้งหมดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณในรูปแบบไฟล์ PDF แต่คุณแทบจะไม่อยากอ่านนิตยสารบนเดสก์ท็อปพีซีเลย…
ซึ่งมีประโยชน์ในการมีแท็บเล็ตหรือกระดานชนวนบางประเภทที่คุณสามารถวางบนตักและรูดผ่านในยามว่าง ตอนนี้คุณสามารถเก็บคอลเลกชั่นนิตยสารทั้งหมดไว้บนแท็บเล็ตและอ่านระหว่างทางไปทำงานได้!
…ด้วยสไตลัส
ต้องการความเก่งกาจมากขึ้นหรือไม่? จากนั้นเลือกแท็บเล็ตที่มีสไตลัส (ตัวพิมพ์ดิจิทัลที่เหมาะสม) จากนั้นคุณจะสามารถเขียนลงบนเอกสารเพื่อใส่คำอธิบายประกอบได้เช่นกัน หมายความว่าคุณไม่สามารถทำอะไรกับเอกสารฉบับพิมพ์ที่คุณไม่สามารถทำกับดิจิทัลได้ในตอนนี้ สำเนา
ใช้เครื่องทำลายเอกสาร
สุดท้าย เมื่อคุณสแกนเอกสารทั้งหมดของคุณแล้ว คุณจะต้องกำจัดเอกสารต้นฉบับเพื่อให้บริษัทขนย้ายของคุณสะดวกขึ้น หาเครื่องทำลายเอกสารที่ทำงานได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้คุณน่าจะใช้มัน จากนั้นเรียกใช้แต่ละแผ่นผ่านที่นั่นหลังจากที่คุณสแกนแล้ว การเก็บถาดกระดาษไว้รอเอกสารก็เป็นวิธีที่ดีเช่นกัน